Emerging Member of the WorldGBC

HuGBC

Van aki forrón szereti...az asztalt

2017. február 16., Hírek tagjainktól 359 hot-desking jövő irodaháza jövő munkahelye közösségi munkaterek

Akár egy átvonuló divatőrület, akár a jövő munkahelye, ideje megbarátkoznunk a jelenséggel. A világ jelenleg legintelligensebbnek nevezett irodaházában a hot-desking rendszer dívik. Bár a fogalom nem holmi huncut élvezeteket takar az íróasztal tetején, de legalább olyan izgalmas elképzelés, és legalább annyira borzolhatja a kedélyeket.

Az Edge futurisztikus épülete Amszterdamban a digitális korba való átmenet szimbóluma, méltán tartják a jövő irodaházának. A reggeli érkezéstől egészen estig telefonos applikációra hagyatkozik az ott dolgozó. Senkinek sincs saját asztala, az aznapi igények, feladatok szerint talál megfelelő helyet. Az applikáció vezeti oda az íróasztalhoz, ahova leülhet, vagy álló munkahelyhez, azaz magasabb asztalhoz, ha úgy kényelmesebb, kereshet számára fülkét, helyet az erkélyen, zárt tárgyalót vagy nyugalmas koncentrációs szobát.

Annak ellenére, hogy személyiségünk bekuckózóbb része berzenkedik ellene – mert hova teszem akkor a bögrém vagy a családi fotóm -, kétségtelenül megvannak ennek a rendszernek is az előnyei. A hagyományos munkaállomások kizárólagosságának ideje lejárt, egyre intenzívebben jelentkezik az igény az alternatív, rugalmasabb megoldásokra. Sokan dolgoznak otthonról, kávézóból, vagy akár a vonaton, utazás közben is.

Hazánkban is érezhetően teret követelnek a közösségi vagy coworking irodák, mint a Kaptár, Loffice, Kubik, Cowo, Greenspaces, i-Office, TheHub, Co-Working, Ko-Werk, Colabs Budapesten, a győri CleverOffice, a pécsi azIroda, Kohó, a szegedi Co-Office.

Azonban nemcsak a neonomádok, szabadúszók világában van létjogosultsága a hot-deskingnek, az információs technológia fejlődésének köszönhetően a hagyományos cégek is szervezhetik ennek alapján a munkát.

Nemcsak az idő pénz, a hely is az.

Leginkább a kis- és középvállalkozásoknak, startupoknak előnyös, így spórolni lehet a nagyobb iroda bérleti díján, ahol sokszor úgyis csak üres asztalok állnának, és a pénzt inkább befektetésre lehet fordítani. Ez különösen a nagyobb városok egekbe szökő bérleti díjai miatt lehet égető kérdés. Az üzleti tevékenységre jellemző sajátos körülmények határozzák meg, szükséges-e az alkalmazottaknak a korábbiak szerinti kijelölt helyet biztosítani, vagy érdemesebb-e bevezetni az új rendszert.

MELYEK A HOT-DESKING ELŐNYEI?

A praktikum szemszögéből nézve leginkább a költséghatékonyság. Elegendő kevesebb munkaállomást kialakítani, azaz a túl kevés asztalra jutó túl sok ember problémájának hatékony megoldása. Az Edge-ben 1000 asztal esik 2500 körüli dolgozóra. Jó szervezés esetén nem olyan jeleneteket kell elképzelni, mint gyermekkorunk székfoglaló játékában. Nincs könyökharc az asztalokért, nincs, aki kiesik, mindenkit a számára legalkalmasabb helyre vezeti az applikáció.

Erősödik a kommunikáció, a közösségi szellem. Napról-napra új emberek vesznek körül, folyamatosan új kapcsolatok épülnek. Mennyi jobb célra is fordítható energiát felemészt, ha évekre össze vagy zárva egy-egy kiborító kollégával, kolléganővel, és nincs menekülési lehetőséged. A hot-desking rendszerében nincs is ki vagy mi elől menekülni.

Nagyobb rálátást biztosít minden munkatársnak az egész cég tevékenységét illetően. Mindenféle beosztású, szakterületű ember keveredik, elindul az addig meglehetősen elszigetelt részlegek dolgozói közötti kommunikáció, segítséget kaphatnak és adhatnak egymásnak, új szemszögből láttathatják a megszokott problémákat. Megszűnik a „mi” és a „többiek” mentalitás, és esetleg róluk is kiderül, hogy nem csak a napot lopják. Esély van szociálisabb irodai kultúra, igazi csapatmunka kialakulására.

Ez az állandó változás nagyobb teret nyit a friss gondolatoknak, a kreativitásnak. Azáltal, hogy nem vagyunk egy helyre bebetonozva, a gondolataink sem olyan merevek. Minden nap újabb és újabb szemszögből látjuk a bennünket körülvevő világot. Az ingergazdag környezet már a gyermekek fejlődésében is bizonyítottan alapvető fontosságú tényező, és különösen fontos az innovációhoz kötődő és kreatív foglalkozásokban.

Sokunkra bénítóan hat a megszokás. Hétről-hétre ugyanazokat a falakat, ugyanazokat az arcokat látni nem túl motiváló. A hot-desking rendszerben kevésbé jelenik meg a „belefáradtam” érzése. A sokszínű környezet inspirálóan hat az így kevésbé szürke hétköznapokban.

A privát szféra háttérbe szorul, a munkára nagyobb hangsúly kerül. Nő a hatékonyság, a koncentráció, de az sem hátrány éppen, ha aznap inkább a kapcsolatépítés terén jutunk előbbre.

Nem kell megfelelni senkinek. Nem a látszattal kell törődni, csak a saját feladatainkkal. Nem kell energiákat ölni a buzgó alkalmazott képének fenntartásába, nyugodtan meditálhatunk elvonulva, ha éppen arra van szükségünk.

Azok tudják igazán élvezni, akik a nyüzsgést, a függetlenséget, rugalmasságot, az inspiráló környezetet tartják mindenekelőtt fontosnak az ideális munkahely ismérvei között. De a kialakítás során azok igényeire is gondolni kell, akiknek a nyugodt, zavartalan környezet ideális ahhoz, hogy jobban el tudjanak mélyedni a munkájukban.

Az Edge-ben attól sem kell tartani, hogy mások igényeihez kényszerülsz alkalmazkodni. Az applikáció ismeri a preferenciáidat, és eszerint állítja be a személyre szabott mikrokörnyezetet, a hőmérsékletet, fényviszonyokat, páratartalmat.

Visszaszorul a rendetlenség. Legkésőbb a nap végén össze kell pakolni az asztalról, és üresen kell hagyni a következő használó számára. Nem épülhetnek papírhegyek, nem lehet biológiai kísérleteket folytatni elrejtett ételmaradékokkal, nem vonják el a figyelmet a kiragasztgatott „cuki” apróságok.

A HOT-DESKING SEM AZ EGYEDÜL ÜDVÖZÍTŐ ÚT, ENNEK IS VANNAK HÁTRÁNYAI:

Arctalanság, a személyes lenyomatunk teljes hiánya. Ha nem is egyforma mértékben, de mindenkinek szüksége van valamilyen szintű meghittségre, otthonosság-érzésre. Tekintve, hogy életünk nagy részét a munkahelyünkön töltjük, káros lelki hatása lehet, ha ezt nélkülözni kell.

A személyes bögre, a cserepes virág otthon marad, de az olyan életbevágóan szükséges hozzávalókból sem tudunk a fiókokban betárazni, mint a tűzőgépkapocs, lefűzőtasak, fénymásolópapír, vödörnyi tollkészlet. Nem cipelhetünk magunkkal óriási mappákat, nincs kéznél a szótár, mindent digitálisan kell megoldanunk.

Amely területeken nagy mennyiségű papíralapon tárolt dokumentum szükséges, pl. lefűzendő számlák, nehezen megoldható ez a fajta rugalmasság. Azért a szekrényt mégsem húzhatjuk magunk után bárhova.

Az állandóság biztonságérzést nyújt, míg annak hiánya fokozza a stresszt. Bizonyos személyiségtípusnak szüksége van arra, hogy meglegyen az állandó helye még a családi étkezőasztalnál is. A hot-desking rendszer nem támogatja a bogarakat és rigolyákat.

Nem kedvez a hagyományos hierarchikus rendszereknek. A vezetőnek el kell fogadnia, hogy adott esetben a gyakornok társaságában kap helyet. Azoknak a vezetőknek sem ajánlatos, akik szeretnek nagy kontrollt gyakorolni az alkalmazottak felett.

Gondos tervezés, munkaszervezés, az időbeosztás precíz betartása szükséges, itt nem működik, hogy majd a napindító kávézás és a közösségi oldalak átnézése után kitalálom, mihez kezdek aznap. Elnagyolt szervezés könnyen torkollhat könyökharcba az asztalokért.

Szót kell ejtenünk a higiéniáról is. Hacsak nem saját billentyűzetét, laptopját viszi mindenki magával, és jóval nagyobb erőfeszítéseket nem teszünk pl. az asztallapok fertőtlenítésére, tarthatunk a fertőző betegségek nagyobb térnyerésétől. Biztos vagy benne, hogy az előtted ott ülő teljesen meg van győződve a kézmosás fontosságáról?

Több időt vesz igénybe az eszközök beállítása, ellenőrzése napról-napra minden kezdéskor. Több időt vehet igénybe a közös feladatokhoz szükséges munkatársak megkeresése.

A hot-desking bevezetése előtt mérlegeljük annak az alkalmazottainkat érintő minden aspektusát. Ne csak trendik akarjunk lenni, válasszuk a cégünknek leginkább megfelelő formát.

Forrás: G-GREEN

 

Forrás: http://www.ggreen.hu/hirek/van-aki-forron-szereti-az-asztalt/

<< Vissza a főoldalra